Mijn werkgever eist dat wij mailen met voor- en achternaam, mag dat?

woensdag 3 mei 2023, 09:29 door Arnoud Engelfriet

Heb jij een interessante vraag op het snijvlak van privacy, cybersecurity en recht? Stuur je vraag naar juridischevraag@security.nl. Elke week geeft ict-jurist Arnoud Engelfriet in deze rubriek antwoord.

Juridische vraag: Ik ben werkzaam op een technische helpdesk. Nu is er sprake van een klein brandje aangezien het bedrijf eist dat wij onze mails beantwoorden met volledige voor- en achternaam. Dit heeft al geleid tot collega’s die privé worden gecontacteerd via bijvoorbeeld social media. Nou zal het echt geen juridisch conflict worden, maar mag een werkgever dit eisen?

Antwoord: Voor de duidelijkheid, het gaat om “beantwoorden” als in “onderaan je mail je voor- en achternaam noemen”, niet perse de vorm van het e-mailadres. Maar de discussie is grofweg hetzelfde.

In beginsel bepaalt de werkgever hoe het werk wordt uitgevoerd, en daaruit volgt ook hoe je naar buiten moet treden. Het voorschrijven van het e-mailsjabloon is een heel normale en redelijke instructie, en die moet je dus gebruiken als de werkgever dat zegt. Of jij dat mooi of lelijk vindt en of je je LinkedIn er toch ook in had gewild, dat is juridisch gezien pech voor jou.

Specifiek bij verplichte namen komt de AVG in beeld: een voor- en achternaam zijn natuurlijk persoonsgegevens. De werkgever verplicht hier de werknemer om die persoonsgegevens naar buiten toe te gebruiken. Dat kan eigenlijk alleen als dat noodzakelijk is voor het werk, of als het belang van de werkgever duidelijk groter is dan dat van de werknemer en er geen privacyvriendelijker oplossing is. (Of met toestemming zei u? Nee.)

Een noodzaak voor het werk zie ik niet direct. Je kunt prima werken, zeker vanuit een helpdesk, met alleen een voornaam of een pseudoniem. De klant heeft in principe jouw naam niet nodig, voor het aanspreken (“Beste Anja, dank je wel maar hij doet het nog steeds niet”) is een voornaam genoeg lijkt me. Juist omdat het gaat om een helpdesk, zullen klanten regelmatig wisselen van adviseur (dat kan zelfs in één ticket). Dus die grond gaat hem niet worden.

Het belang van de werkgever zie ik niet direct. Ik vermoed dat er termen als “professionaliteit”, “uitstraling” of “zo werken wij al jaren” terugkomen als er navraag wordt gedaan, en dat is natuurlijk hete lucht die AVG-technisch geen betekenis heeft. Daar staat tegenover dat de werknemer persoonlijk last kan krijgen van die herleidbaarheid, sterker nog dat is al daadwerkelijk gebeurd. Het belang van de werknemer is dus zeer groot, en daaruit volgt dat de werkgever dit moet aanpassen.

Arnoud Engelfriet is Ict-jurist, gespecialiseerd in internetrecht waar hij zich al sinds 1993 mee bezighoudt. Hij werkt als partner bij juridisch adviesbureau ICTRecht. Zijn site Ius mentis is één van de meest uitgebreide sites van Nederland over internetrecht, techniek en intellectueel eigendom. Hij schreef twee boeken, De wet op internet en Security: Deskundig en praktisch juridisch advies.